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Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Aktualisiert am 10. Juli 2019
Das Wichtigste in Kürze


● Jeder Gründer, Selbstständige und jedes Unternehmen muss bestimmte Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente beachten und einhalten
● Die Dauer für die jeweilige Dokumentenart ist in der Abgabenordnung (AO) festgehalten
● Zuwiderhandlungen können schwere Konsequenzen haben

Nächste Schritte:


● Archivierung aller steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen
● Vorschriften für Art und Ort der Aufbewahrung beachten
● Unterschiede zwischen analogen und digitalen Belegen berücksichtigen
● Informationen über die unterschiedliche Dauer der Aufbewahrungsfristen einholen (beim Steuerberater oder Finanzamt)

Für wen gelten Aufbewahrungspflichten?

Alle Gewerbetreibenden, Selbstständige, Unternehmen und Konzerne, die zu einer Buchführung verpflichtet sind, müssen ihre Geschäftsunterlagen je nach Art für zehn, sechs oder zwei Jahre aufbewahren und in dem festgesetzten Zeitraum verfügbar halten. Die einzelnen Regelungen sind für das Steuerrecht in § 147 AO (Abgabenordnung) und in verschiedenen Paragraphen im Handelsgesetzbuch (HGB) niedergelegt. Für bestimmte Berufsgruppen und Tätigkeiten gibt es noch zahlreiche andere Verordnungen und Gesetze, die zu einer Buchhaltung verpflichten und unbedingt zu breücksichtigen sind.

Welche Dokumentarten sind aufzubewahren?

Eine umfassende Dokumentatiuon der Geschäftsprozesse ist in Deutschland unabdingbar – Laut Steuerrecht sind sämtliche Unterlagen, Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die in irgendeiner Form für die Besteuerung bedeutsam sind. In § 147 AO sind sie im Detail aufgelistet. Hier in diesem Artikel zählen wir sie im nächsten Abschnitt unter den einzelnen Zeiträumen für die Archivierung auf.

In der Praxis ist es manchmal schwierig, die Dokumentarten richtig einzuordnen, denn nicht jeder Beleg ist unbedingt ein Buchungsbeleg und nicht jeder Brief ein Geschäftsbrief. Im Zweifelsfall ist eine Aufbewahrung der Vernichtung immer vorzuziehen.

Hinweis

Wenn Sie Akten vernichten wollen, sich aber bei den Belegen bezüglich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, sollten Sie Ihren Steuerberater konsultieren oder direkt bei Ihrem zuständigen Finanzamt nachfragen. So sind Sie bei einer eventuellen Steuerprüfung gegen böse Überraschungen gefeit.

Für welchen Zeitraum gilt die Aufbewahrungspflicht?

Wie bereits erwähnt, gelten für verschiedene  Dokumentarten Aufbewahrungsfristen von zehn, sechs oder zwei Jahren. 

Zehn Jahre:

  • Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Schecks, Bewertungsunterlagen, Wechsel, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Eigenbelege, Kassenberichte, Saldenlisten, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Steuerbescheide, Vertragsurkunden, Warenbestandsaufnahmen, Reisekostenabrechnungen
  • Eröffnungsbilanzen und die zu deren Verständnis erforderlichen Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder sonstige Organisationsunterlagen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Lageberichte

Sechs Jahre:

  • Geschäftskorrespondenz und Handelsbriefe (sowohl empfangene als auch gesendete)
  • alle weiteren steuerrechtlich relevanten Dokumente
  • Zwei Jahre:

Zwei Jahre:

  • seit dem 1. Januar 2015 Unterlagen über die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in bestimmten Branchen und Berufsgruppen im Zusammenhang mit dem Mindestlohn (beispielsweise im Bau- und Logistikgewerbe und in der Gebäudereinigung)
  • dies gilt grundsätzlich in Bereichen, in denen eine hohe Missbrauchsgefahr besteht

In welcher Form sind Unterlagen aufzubewahren?

Die erste Voraussetzung ist, dass alle relevanten Geschäftsunterlagen während der Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben. Manche Belege wie Kassenzettel oder Tankrechnungen werden häufig auf Thermopapier ausgedruckt. Die Originale sollten für steuerliche Zwecke kopiert und zusammen mit den Kopien archiviert werden.

Hinweis

Belege, die auf Thermopapier gedruckt wurden wie z.B. Kassenzettel sollten kopiert und mit dem Original aufbewahrt werden.

Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind nach § 147 Abs. 2 AO als Originale aufzubewahren. Dies gilt auch für bestimmte Zollunterlagen. Allerdings verlangt die Finanzverwaltung dies bei den Bilanzen und Abschlüssen trotz der gesetzlichen Vorgaben seit 2004 nicht mehr in jedem Fall, um vor allem großen Unternehmen die Arbeit zu erleichtern.

Sämtliche Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe sind so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Das Stichwort unter Fachleuten lautet „bildliche Wiedergabe“.

Elektronisch übermittelte Rechnungen sind exakt in der Form zu archivieren, wie sie bei einem Unternehmen eingegangen sind bzw. dieses verlassen haben. Das bedeutet, dass sie digital abgelegt werden müssen, und zwar auf einem Datenträger, der nachträglich nicht mehr veränderbar ist. Eine herkömmliche Festplatte, Flash-Discs oder USB-Sticks eignen sich also nicht. Unzulässig ist es ebenfalls, eine elektronische Rechnung auszudrucken und nur in Papierform aufzubewahren. Zudem muss jederzeit der Nachweis erbracht werden können, dass eine elektronische Rechnung eine konkrete Verbindung zu einer eingekauften Leistung oder einem Handelsgeschäft hat.

Bei allen anderen Geschäftsunterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, reicht eine mit dem Inhalt übereinstimmende Wiedergabe aus, Stichwort: „inhaltliche Wiedergabe“.

Kompliziert wird es bei Dokumenten, die originär in digitaler Form vorliegen und gleichzeitig steuerrechtlich relevant sind, denn diese müssen so aufbewahrt werden, dass sie sich maschinell auswerten lassen. Eine bildliche Wiedergabe auf Mikrofilm oder Papier reicht alleine nicht aus, ebenso wenig wie ein Image in optischen Archiven.

Wo müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen muss seine Geschäftsunterlagen nach § 146 Abs. 2 AO grundsätzlich auch in Deutschland aufbewahren. Es wird zwar kein bestimmter Ort vorgeschrieben, jedoch müssen die Dokumente bei Bedarf innerhalb eines angemessenen Zeitraums vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Elektronische Bücher und Belege können Unternehmen auf schriftlichen Antrag beim zuständigen Finanzamt hin auch außerhalb Deutschlands archivieren, etwa wenn sie einen Cloud-Dienst eines ausländischen Anbieters nutzen.

Besonderheiten bei digitalen Daten

Das Finanzamt hat seit 2002 das Recht, bei einer Außenprüfung originär digitale Daten direkt im Datenverarbeitungssystem eines Unternehmens zu sichten. Der Zugriff beschränkt sich allerdings auf Daten, die für eine Besteuerung relevant sind. Das sind in erster Linie Dokumente der Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung. Allerdings können noch weitere Daten hinzugezogen werden, sofern sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wie werden Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht geahndet?

Wenn ein Unternehmen die Aufbewahrungsfristen unterschreitet oder andere Grundsätze der Aufbewahrung missachtet, werten die Finanzbehörden dies als Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Mit Berufung auf eine fehlende Beweiskraft können daraufhin die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden, meist unter Zuhilfenahme von vergleichbaren Zahlen aus der jeweiligen Branche.

Man sollte eine Verletzung der Buchführungspflicht nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn solche Verstöße können massive Sanktionen nach sich ziehen und als Straftat, Steuerstraftat oder im mildesten Fall als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.


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