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Eintragung im Handelsregister: das Wichtigste im Überblick

Aktualisiert am 18. Juni 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Die Eintragung ins Handelsregister ist für alle ordentlichen Kaufleute Pflicht und erfolgt durch einen Notar
● Für einige Unternehmen besteht die Möglichkeit, freiwillige Handelsregistereinträge vorzunehmen
● Auskünfte rund um den Handelsregistereintrag gibt es bei der Existenzgründerberatung und der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK)

Die nächsten Schritte

● Klärung der Rechtsform des Unternehmens
● Klärung, ob Eintragungspflicht besteht
● Eventuelle Entscheidung für einen freiwilligen Handelsregistereintrag
● Zusammenstellen aller Unterlagen
● Termin beim Notar vereinbaren

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis für Gewerbe, die sich in einer bestimmten Region befinden. Es wird vom Registergericht geführt. Die Kaufmannseigenschaft verpflichtet oder berechtigt zur Eintragung. Seit 2007 wird das Handelsregister rein elektronisch geführt.

Informationen sind in Treu und Glauben dort eingetragen. Damit dient das Register der Sicherheit im Geschäftsleben. Daher ist die Beglaubigung durch den Notar für die betreffenden Unternehmen immer erforderlich. Der Firmeneintrag hat eine Handelsregisternummer zur Folge, die die eindeutige Identifizierung des Unternehmens ermöglicht. Das dient auch der Firma selbst, da das Handelsregister eine eindeutige Unterscheidbarkeit von Unternehmen voraussetzt und auch gewährleistet.

Hinweis

Die Gewerbeanmeldung ersetzt nicht den Eintrag ins Handelsregister und umgekehrt.

Die Wahl der Rechtsform und der Handelsregistereintrag

Die Prüfung der Eintragungspflicht ist für jeden Existenzgründer obligatorisch. Die Einstufung als Kaufmann ist hierfür relevant. Für die Kaufmannseigenschaft ist §1 HGB entscheidend, der besagt, dass jeder Kaufmann ist, der ein Handelsgewerbe betreibt. Das Handelsgewerbe definiert sich wiederum dadurch, dass es in Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Es ist also durchaus ein Ermessensspielraum vorhanden, bei dem Existenzgründungsberatung und IHK unterstützen können. 

Einfacher ist es bei Rechtsformen, die die Eintragungspflicht bereits begründen. Dazu gehören die AG und die GmbH, die OHG und die KG sowie die UG. Wenn ein Unternehmen nicht einer dieser Rechtsformen angehört, ist die Kaufmannseigenschaft sorgfältig zu prüfen. Kriterien hierfür sind Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, der erzielte Umsatz, die Beschäftigtenanzahl, das Betriebsvermögen und mögliche Filialen. Auch ein Kredit für Fremdkapital zur Existenzgründung kann dazu zählen.

Wer eine freiwillige Eintragung vornimmt, wird mit der konstitutiven Eintragung Kaufmann, da sie den Rechtsgrund für die Kaufmannseigenschaft darstellt. Die Veröffentlichung mit Firmenname und Handelsregistereintrag zeigt den Geschäftsbetrieb an und informiert andere am Geschäftsverkehr beteiligte Unternehmen sowie Kunden. Es kann also durchaus von Vorteil sein, die Handelsregistereintragung umsetzen, auch wenn hierfür keine Verpflichtung besteht, um sich als seriöses und vertrauenswürdiges Unternehmen zu positionieren. Auch ein kleines Einzelunternehmen kann sich also für den Eintrag ins Handelsregister entscheiden und davon profitieren. 

Hinweis

Der Handelsregistereintragung hat im Impressum der Website eines Unternehmens zu erscheinen.

Handelsregistereintrag: zwei Abteilungen  

Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen gegliedert. Diese sind nach Rechtsform unterteilt und dienen dem besseren Überblick. 

Abteilung A, auch unter dem Kürzel HRA geläufig, umfasst alle Einzelkaufleute (e.K.) die OHG (Offene Handelsgesellschaft), die KG (Kommanditgesellschaft) und die EWIV, die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung. Abteilung B, HRB, beinhaltet die AG (Aktiengesellschaft), die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien und den Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit.

Der Ablauf der Eintragung im Detail

Die Eintragung im Handelsregister setzt in allen Fällen die Beglaubigung durch den Notar voraus. Er beglaubigt die Anmeldung für den Handelsregistereintrag ebenso wie die Unterschriften, die damit in Zusammenhang stehen. Danach wird die Anmeldung an das zuständige Registergericht übersandt und dort sorgfältig geprüft. Sollten keine Einwände bestehen, erfolgt die Veröffentlichung unter der jeweiligen Handelsregisternummer.

Hinweis

Mit der Anmeldung zum Handelsregister ist es für ein Unternehmen häufig nicht getan. Änderungen wie Inhaber, Geschäftsführer und Gesellschafter, Firmenname und Anschrift, Stammkapital sowie sogar Löschung sind anzugeben.

Was kostet der Handelsregistereintrag?

Die Kosten für die Eintragung im Handelsregister setzen sich aus den Kosten für das Registergericht und denen für den Notar zusammen. Die Registrierung richtet sich nach der Handelsregistergebührenverordnung. Sie unterscheiden sich nach Gesellschaftsform, Erstanmeldung oder Eintragung einer Zweigniederlassung, Stammkapital und weiteren Kriterien. Die Kosten für den Notar sind im Gerichts- und Notarkostengesetz verankert. Auch sind sie von der jeweiligen Unternehmensstruktur abhängig. Grundsätzlich sind folgende Kosten zu berücksichtigen: Registergericht (je nach Rechtsform) ab 70 Euro, Notar ab etwa 60 Euro. Bei zusätzlichen Beratungsleistungen durch den Notar sind weitere Kosten zu berücksichtigen. 

Hinweis

Die Kosten für einmalige Eintragung sind nicht allzu hoch. Auch Unternehmer, die keine Eintragungspflicht haben, sollten sich demnach überlegen, die Vorteile zu nutzen, die die Eintragung im Handelsregister zu bieten hat.

Die Eintragung im Handelsregister und die Folgen

Die Eintragung ins Handelsregister ist für viele Unternehmen wie die Kapitalgesellschaften nicht nur verpflichtend, sie bringt auch Folgen mit sich, die für alle (verpflichtet oder freiwillig) eingetragenen Unternehmen gelten. 

Ein im Handelsregister eingetragener Kaufmann beziehungsweise das betreffende Handelsgewerbe haben bestimmte Verpflichtungen im Geschäftsverkehr zu erfüllen. Hierzu gehören das kaufmännische Bestätigungsschreiben, das nach einer telefonischen oder mündlichen Vereinbarung zu erbringen ist, die Sorgfaltspflicht und die Untersuchungs- und Rügepflicht bei Handelsgeschäften. Aber auch Rechte entstehen für den Kaufmann durch den Handelsregistereintrag. So gibt es das Zinsrecht bei Fälligkeitsüberschreitung, die Formfreiheit bei Bürgschaften und Schuldversprechen sowie die Möglichkeit, Vergütung ohne ausdrückliche Vereinbarung geltend zu machen. So sind die Vorteile auch für den freiwilligen Handelsregistereintragdurchaus relevant und Unternehmen, die hier wählen können, sollten die Vorzüge berücksichtigen. Um dies sicher abzuklären, ist ein Vorab-Besuch der Existenzgründerberatung oder der örtlichen IHK empfehlenswert.


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