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GmbH gründen: alles rund um den Gründungsprozess

Aktualisiert am 25. Juni 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Attraktive Rechtsform für Neugründungen und Unternehmensform-Wechsel
● Beschränktes Haftungsrisiko der Gesellschaftergruppe oder des einzelnen Gesellschafters
● Rechtliche Voraussetzungen: Gesellschaftsvertrag, Stammkapital und Eintragung ins Handelsregister

Die nächsten Schritte

● Festlegung ob Einzel- oder Mehrpersonengesellschaft
● Formulierung eines Gesellschaftsvertrages
● Rechtsanwalt- bzw. Notartermin vereinbaren
● Geschäftskonto eröffnen
● Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt beantragen

Was ist eine GmbH – Die wichtigsten Merkmale

Die Abkürzung GmbH steht für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, bei der es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt. Diese Rechtsform ist nicht nur bei Unternehmensgründern beliebt, sondern auch bei Unternehmen, die ihre Rechtsform wechseln. Wichtigster Grund ist das Haftungsrisiko, das, dem Namen der GmbH entsprechend, beschränkt ist. Um eine GmbH gründen zu können, müssen die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden, zu denen unter anderem ein Gesellschaftsvertrag, das Stammkapital und die Eintragung ins Handelsregister gehören.

Eine GmbH kann von Einzelpersonen oder von zwei oder mehreren Partnern gemeinsam gegründet werden. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine sogenannte juristische Person unter eigenem Namen und mit eigenen Rechten und Pflichten. Die Organisation und Verwaltung einer GmbH kann weitgehend frei gestaltet werden. Allerdings ist die Gründung einer GmbH zum Schutz der Gläubiger an strenge Voraussetzungen gebunden.

Stammkapital: Geld- oder Sacheinlagen

Um eine GmbH gründen zu können, bedarf es Eigenkapital. Das erforderliche Mindeststammkapital liegt bei 25.000 Euro, wobei eine einzelne Stammeinlage mindestens 100 Euro betragen muss. Die GmbH kann bereits dann angemeldet werden, wenn von jeder Einlage 25 Prozent und eine Gesamtsumme von wenigstens 12.500 Euro vorliegen. Handelt es sich um eine Ein-Mann-GmbH, muss der Gründer für den noch nicht eingezahlten Teil der Stammeinlage eine Sicherung bestellen.

Fehlt das erforderliche Kapital, können auch Sacheinlagen erbracht werden, zum Beispiel Patentrechte, Maschinen oder Forderungen, deren Wert in einem Sachgründungsbericht nachgewiesen wird. Bei gebrauchten Gegenständen wird seitens des Gerichts regelmäßig ein Sachverständigengutachten verlangt. Hinzu kommen weitere für die Gründung notwendige Kosten, unter anderem die Kosten für den Notar sowie administrative Kosten.

Wenn zu wenig Kapital und auch keine Sacheinlagen zur Verfügung stehen, kann die Unternehmergesellschaft (UG) eine geeignete alternative Unternehmensform darstellen. Die UG bietet Gründern die Möglichkeit, mit geringem Eigenkapital eine haftungsbeschränkte Firma zu gründen. Als Kapitaleinlage reicht ein Euro aus, sodass die UG auch die Bezeichnung „1-Euro-GmbH“ trägt. Insoweit ist die UG streng genommen keine eigene Rechtsform, sondern ein Spezialfall der GmbH.

Der Gesellschaftsvertrag

Stehen Gesellschafter, Geschäftsname und -zweck fest, sind bereits die wichtigsten Basisschritte erledigt. Diese gesetzlich vorgegebenen Angaben bilden auch die Basis für den nun folgenden Schritt – das Aufsetzen des Gesellschaftsvertrages, der anschließend notariell beglaubigt wird. Er regelt die wesentlichen Rechte und Pflichten zwischen den Gesellschaftern und ist insbesondere dann wichtig, wenn es zu Konfliktsituationen kommt.

Hinweis

Für die Erstellung eines Gesellschaftvertrages ist unbedingt die Einbeziehung eines Anwalts einzuplanen. Dieses Vorgehen ist zwar mit Kosten verbunden, allerdings lassen sich so etwaige Unklarheiten, die sich später zu Stolperfallen für das Unternehmen und die Gesellschafter entwickeln können, von Vorneherein ausschließen

Nur im Ausnahmefall sollte ein sogenanntes Musterprotokoll benutzt werden: In diesem Fall entfällt der Gang zum Anwalt, denn der anhand eines Musterprotokolls aufgesetzte Vertrag kann direkt beim Notar beglaubigt werden. Dafür müssen alle Teilhaber anwesend sein. Zu den verpflichtenden Angaben eines Gesellschaftsvertrages gehören nach § 3 GmbH Gesetz die Firma und der Sitz der Gesellschaft, der Gegenstand des Unternehmens, der Betrag des Stammkapitals in Höhe von mindestens 25.000 Euro sowie die Zahl und Nennbeträge der jeweiligen Geschäftsanteile.

Rechte und Pflichten der Geschäftsführer einer GmbH

Eine GmbH ist nur mit einem Geschäftsführer oder mehreren Geschäftsführern handlungsfähig. Bestimmt werden sie von der Gesellschafterversammlung. Er hat die Aufgabe, die GmbH im Innen- und Außenverhältnis zu vertreten. Auf Verlangen muss er den Gesellschaftern Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft geben und Einsicht in Bücher und Schriften gewähren. Ansonsten ist die GmbH in ihrer Entscheidung frei, ob zur Überwachung der Geschäftsführung ein Beirat, Verwaltungsrat oder Aufsichtsrat gebildet wird. Anderes gilt nur bei mehr als 500 ständig Beschäftigten. Dann ist ein Aufsichtsrat Pflicht.

Vorteile und Nachteile einer GmbH in der Übersicht

(+) Begrenztes Haftungsrisiko in Bezug auf das Gesellschaftsvermögen
(+) Ausscheiden und Aufnahme von Gesellschaftern vertraglich gut regelbar
(+) Geschäftsführung kann außenstehenden Personen übertragen werden
(+) Hohes Ansehen bei externen Geschäftspartnern
(+) Gründung von Einzelpersonen oder mehreren Personen möglich

(-) Hoher Gründungsaufwand
(-) Hohes Stammkapital
(-) Strenge Reglementierung von Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführung
(-) Buchhaltungs- und Bilanzierungspflicht, teure Jahresabschlüsse
(-) Aufwändige und langwierige Auflösung

Die Haftungsfrage als entscheidender Vorteil einer GmbH gegenüber anderen Rechtsformen

Was die GmbH als Rechtsform für Unternehmen interessant macht und ihr ganz entscheidender Vorteil ist das beschränkte Haftungsrisiko. Gerät eine GmbH in Zahlungsschwierigkeiten, haften die Gesellschafter allein in Höhe ihrer Einlage und nicht mit ihrem privaten Vermögen.

Von diesem Grundsatz gibt es allerdings einige Ausnahmen:

Die GmbH entsteht erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister. Davor ist sie eine sogenannte Vorgründungsgesellschaft. Werden bereits in dieser Phase Verträge geschlossen, haften die Gesellschafter persönlich mit ihrem Privatvermögen.

Es ist insbesondere der Geschäftsführer einer GmbH, der Haftungsgefahren und Haftungsrisiken unterliegt, da er die Gesellschaft im Außenverhältnis vertritt und ihr im Innenverhältnis verpflichtet ist. Das gilt zum Beispiel für die Insolvenzantragspflicht, deren Verletzung eine persönliche Haftung sowie eine Strafbarkeit wegen Insolvenzverschleppung nach sich ziehen kann. Er muss außerdem im Innenverhältnis mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes handeln. Verletzungen von Pflichten und Obliegenheiten bedingen Haftungsgefahren.

Ein persönliches Haftungsrisiko des Geschäftsführers ergibt sich auch aus verschuldeten Verzögerungen, unter anderem bei der Steuerbezahlung und bei der Steuerfestsetzung.

Gründungsaufwand, Kosten und Ablauf

Der Aufwand bei der Gründung einer GmbH ist vergleichsweise hoch und kann bis zu ca. vier Wochen dauern. Um den Aufwand zu verringern, ist es theoretisch möglich, eine klassische GmbH mit Hilfe eines Musterprotokolls zu gründen. Das ist jedoch wie bereits erläutert nicht gängige Praxis. Grund ist, dass eine Vielzahl von individuellen Regelungen getroffen werden müssen, die einer ausführlichen schriftlichen Erörterung bedürfen.

Die GmbH-Gründung ist mit einigen Kosten verbunden – in der Regel belaufen sich die Gründungskosten auf rund 800 € – diese setzen sich wie folgt zusammen:

  • Notarkosten
  • Eintragung im Handelsregister
  • Gewerbeanmeldung
  • ggf. Anwaltskosten für die Austellung des Gesellschaftsvertrages und Beratung
Hinweis

Es kann passieren, dass neue GmbHs kurz nach der Eintragung im Handelsregister verschiedene dubiose Mahnungen und Zahlungsaufforderungen erhalten. Diesen sollte auf keinen Fall Beachtung geschenkt werden.

Der Ablauf einer GmbH-Gründung – eine Checkliste

  1. Firmierung

    Die GmbH braucht einen Namen. Der Name der Firma kann sich auf eine Person oder die Sache beziehen, oder es kann sich um einen Fantasienamen handeln. Die Personenfirma muss wenigstens den Familiennamen eines Gesellschafters enthalten, während die Sachfirma den Gegenstand des Unternehmens erkennbar macht. Neben der Firmierung muss auch der Unternehmensgegenstand benannt werden. Mit Unternehmensgegenstand sind die Aktivitäten gemeint, mit denen die GmbH den Zweck der Gewinnerzielung verfolgt und die präzise beschrieben werden sollten.Die GmbH braucht einen Namen. Der Name der Firma kann sich auf eine Person oder die Sache beziehen, oder es kann sich um einen Fantasienamen handeln. Die Personenfirma muss wenigstens den Familiennamen eines Gesellschafters enthalten, während die Sachfirma den Gegenstand des Unternehmens erkennbar macht. Neben der Firmierung muss auch der Unternehmensgegenstand benannt werden. Mit Unternehmensgegenstand sind die Aktivitäten gemeint, mit denen die GmbH den Zweck der Gewinnerzielung verfolgt und die präzise beschrieben werden sollten.

  2. Notarbesuch und Handelsregistereintrag

    Gründen mehrere Personen die GmbH, muss festgelegt werden, wie viele Anteile der jeweilige Gesellschafter an der Firma halten soll, und wer die Geschäftsführung übernimmt.
    Eine zentrale Rolle übernimmt der Gesellschaftsvertrag.
    Anschließend wird ein Termin beim Notar vereinbart, dessen Dauer abhängig ist vom Umfang des Gesellschaftsvertrags. Der Notar verliest den Gesellschaftsvertrag, der anschließend von den Gesellschaftern unterzeichnet und notariell beurkundet wird.
    Der Notar übernimmt die Eintragung der GmbH in das Handelsregister, die beim Amtsgericht erfolgt. Nach einigen Tagen wird der Handelsregistereintrag schriftlich bestätigt. Mit der HRB-Nummer als Nachweis gilt die GmbH als gegründet. Der Buchstabe „B“ kennzeichnet Kapitalgesellschaften, während die HRA-Nummer die in Abteilung A ausgewiesenen Einzelunternehmen, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine ausweist. Manche betrieblichen Aktivitäten bedürfen einer staatlichen Genehmigung. Das gilt zum Beispiel für die Eröffnung einer Apotheke oder einer Anwaltskanzlei. Dann ist die Geschäftsführung verpflichtet, dem Gericht die Genehmigungsurkunde im Zeitpunkt der Anmeldung der GmbH vorzulegen

  3. Anmeldung bei Gewerbeamt, IHK und Finanzamt

    Die GmbH muss außerdem bei verschiedenen Behörden und Organisationen angemeldet werden. Welche das sind, ist abhängig von der Art der Geschäftstätigkeit. Erforderlich ist eine Anmeldung beim Finanzamt, das eine Steuernummer an die GmbH vergibt, sowie gegebenenfalls beim Gewerbeamt und bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK).
    Für das Finanzamt ist es außerdem erforderlich, dass eine Eröffnungsbilanz erstellt wird.
    Die von der GmbH verwendeten Geschäftspapiere unterliegen gesetzlichen Regelungen und müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Wer sich nicht daran hält, kann vom Amtsgericht mit einem Zwangsgeld bis zu einer Höhe von 5.000 Euro belastet werden. Zwingend vorgeschrieben sind der vollständige Firmenname, der mit dem im Handelsregister eingetragenen Namen identisch sein muss, die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft. Außerdem müssen die vollständigen Namen der Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen sowie gegebenenfalls des oder der Aufsichtsratsvorsitzenden benannt werden. Zu den Pflichtangaben gehören außerdem das Registergericht des Sitzes der GmbH sowie die HRB-Nummer, die die Eintragung der GmbH in das Handelsregister belegt.

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