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Tipps für den Jahresabschluss

Aktualisiert am 23. Mai 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Kaufleute sind von wenigen Ausnahmen abgesehen zur Aufstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet
● Der Jahresabschluss ist nicht nur Pflicht für das Finanzamt, sondern auch unternehmensintern sehr wichtig zur Übersicht und für die weitere Planung

Die wichtigsten Schritte

● Als Kaufmann bereits während des ablaufenden Jahres auf den Jahresabschluss vorbereiten
● Der Buchhalter bzw. der Steuerbberater ist der erste Ansprechpartner wenn es um die Zusammenstellung der notwendigen Daten und später auch die Durchführung der Jahresabschlussarbeiten geht
● Den Jahresabschluss nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung nutzen, sondern auch für die weitere unternehmerische Planung und Übersicht

Die Vorbereitung des Jahresabschlusses

Zur Aufstellung des Jahresabschlusses sind bestimmte Vorarbeiten notwendig. Diese dienen unter anderem dazu das während der laufenden Buchhaltung entstandene Ergebnis zu korrigieren. Dieses Ergebnis wird dann im Hinblick auf gesetzliche Erfordernisse aufbereitet.

Die wichtigsten Vorarbeiten:

  • Durchführung einer Inventur um den tatsächlichen Bestand des Vermögens und der Schulden festzustellen. Dabei werden die in das Inventar aufgenommen Bestände unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bewertet. Buchhalterisch werden Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand ausgebucht. Die Ausbuchung muss erfolgswirksam vorgenommen werden.
  • Abschreibungen werden ermittelt und gebucht. Danach müssen Wertminderung des Anlagevermögens mit ihrer Nutzungsdauer in den Jahresabschluss integriert werden.
  • Forderungen werden im Hinblick auf ihre Bonität überprüft und bewertet. Ergeben sich erkennbare Risiken eines Forderungsausfalls, werden sie in Form von Einzel- und Pauschalwertberichtigungen im Jahresabschluss berücksichtigt. Schließlich geht es auch um die periodengerechte Erfolgsermittlung. Sie wird durch Rechnungsabgrenzung und die Bildung von Rückstellungen erreicht.
  • Weiterhin werden in der Vorbereitungsphase möglicherweise gesetzlich vorgeschriebene oder freiwillige Rücklagen berücksichtigt.

Die Aufzählung dieser Vorarbeiten ist nicht abschließend. Es kommt immer auch auf die Umstände und jeweiligen Bedingungen in dem Unternehmen an. Manche Jahresabschlüsse erfordern viele weitere Korrekturen, weil etwa private und geschäftliche Bereich oder auch betriebsfremde Aufwendungen und Erträge ebenfalls eine Abgrenzung erfordern.

Der Inhalt des Jahresabschlusses

Das Handelsrecht bestimmt die für den Jahresabschluss erforderlichen Rechnungslegungsdokumente. In der Regel bestehen Jahresabschlüsse aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung. Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften ohne einen persönlich haftenden Vollhafter, müssen Jahresabschlüsse um einen erläuternden Anhang erweitern. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, auch einen Lagebericht zu erstellen.
Wenn die Rechnungslegung nach bestimmten bindenden Vorschriften wie IFRS oder US-GAAP erfolgt, sind weitere Dokumente wie zum Beispiel Kapitalflussrechnungen, Gesamtergebnisrechnungen oder Eigenkapitalveränderungsrechnungen notwendig.

Für das Finanzamt ist nicht der gesamte Jahresabschluss wichtig, sondern bei der Festsetzung ertragsabhängiger Steuern die Bilanz. Dabei ist darauf zu beachten, dass sich die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Bilanzierung und Bewertung unterscheiden. Aus diesem Grund muss in der Regel sowohl eine handelsrechtliche Bilanz als auch eine Steuerbilanz erstellt werden.

Die Aufstellung

Ähnlich wie bei den Vorarbeiten sind bei der Aufstellung des Jahresabschlusses verschiedene Schritte durchzuführen. Die drei maßgeblichen Teile sind der Kontenabschluss, die Abschlussübersicht und die Feststellung.

Beim Kontenabschluss geht es zum einen um den Abschluss der Unterkonten, deren Salden im Zuge der Jahresabschlussarbeiten in die Hauptkonten überführt werden.
Danach folgt der Abschluss der Hauptkonten. Die Salden werden gezogen und dann über das Schlussbilanzkonto in die Bilanz sowie über das Gewinn- und Verlustkonto in die Gewinn- und Verlustrechnung überführt. An dieser Stelle kann es notwendig sein das Betriebsergebnis aufzuteilen. Diese Aufteilung oder Aufsplittung dient dazu, verschiedene Ergebnisstufen darzustellen. Das Betriebsergebnis betrifft nur die betriebliche Leistung an sich. Es können aber außerordentliche oder betriebsfremde Erträge sowie auch Aufwendungen dazukommen.
Bei der Abschlussübersicht handelt es sich um eine Tabelle, mit der das gesamte Zahlenwerk überprüft wird. Man bezeichnet sie auch als Betriebsübersicht oder Hauptabschlussübersicht. In dieser Übersicht werden komprimiert Anfangsbestände sowie die Summe aller Soll- und Habenbuchungen, die Salden und bereits vorbereitete Korrekturen in Bestands- und Erfolgskonten aufgegliedert.

Manchmal fordert das Finanzamt diese Betriebsübersicht an. Kleine Unternehmen sollten zum Thema Abschlussübersicht wissen, dass sie in manchen Fällen den Jahresabschluss ersetzen kann. Dazu müssen allerdings bestimmte formale Anforderungen sowie auch Aufbewahrungspflichten beachtet werden.

Der Kaufmann muss den Jahresabschluss aufstellen. Desweiteren bestimmt die Rechtsform wer genau für diesen formalen Akt verantwortlich ist. So stellen bei Kapitalgesellschaften die gesetzlichen Vertreter den Abschluss auf und leiten ihn dann zur Prüfung und Feststellung weiter. Die Feststellung im engeren Sinne bezeichnet eine Billigung des Jahresabschlusses in einem formellen Akt. Bei der GmbH sind dafür die Gesellschafter zuständig, bei einer Aktiengesellschaft der Aufsichtsrat und bei Personengesellschaften die Gesellschafterversammlung.

Wer muss publizieren?

Bestimmte Unternehmen unterliegen einer Publizitäts- und Prüfungspflicht beim Jahresabschluss. Dabei müssen Jahresabschlüsse von unabhängigen Prüfinstituten geprüft und danach im Handelsregister sowie im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Dazu gehören alle Kapitalgesellschaften sowie Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, z. B. die GmbH & Co. KG, und sonstige Unternehmen, auf die zwei der folgenden drei Merkmale der Betriebsgröße zutreffen:

  • Eine jährliche Bilanzsumme von mehr als 65 Millionen Euro
  • Jährliche Umsatzerlöse von mehr als 130 Millionen Euro 
  • Mehr als 5000 Besschäftigte 

Auch wenn im steuerlichen Tagesgeschäft viele Angelegenheiten heute elektronisch ausgetauscht werden können, ist vielfach das persönliche Gespräch nicht zu ersetzen. Auch bei Außenprüfungen im Unternehmen ist des praktisch, wenn der Steuerberatervor Ort ist, um die Prüfung im Unternehmen zu begleiten. Häufig kennen auch die lokalen Finanzämter Berater am Ort und haben zu diesen schon ein gutes Arbeitsverhältnis aufgebaut.

Unternehmerische Auswertung

Die Teile des Jahresabschlusses dienen nicht nur der Festsetzung der Unternehmenssteuern durch die Finanzbehörden, sondern sind auch Grundlage einer Jahresabschlussanalyse. Bei dieser betriebsinternen Prüfung werden die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung nochmals gesondert aufbereitet.

Dabei geht es um die Ermittlung bestimmter Kennzahlen, die für den Unternehmer besonders interessant sind: Dazu gehören zum Beispiel die Kapitalausstattung, die Rentabilität, die Liquidität oder auch bestimmte Quotienten bei der Finanzierung und bei Investitionen.

Während diese Jahresabschlussanalyse bei kleineren Unternehmen eine rein interne Angelegenheit ist, existieren bei größeren Unternehmen offiziell festgelegte Bestandteile, die beispielsweise auch für Anleger und Gesellschafter interessant sind. Kleine und mittlere Unternehmen werden sich für die Jahresabschlussanalyse hilfreiche Daten wie Bestellungen, Fälligkeitstermine und Ergebnisse von Planungsrechnungen herausziehen.

Versäumnisse bei der Aufstellung des Jahresabschlusses

Ein Versäumnis bei der Erstellung eines Jahresabschlusses in zeitlicher Hinsicht kann erhebliche Rechtsfolgen haben. In der Regel müssen die meisten Unternehmen nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches den Jahresabschluss drei bzw. sechs Monate nach Jahresende erstellen. Es gibt keine Verlängerungsmöglichkeiten für diese Fristen. Und der Gesetzgeber nimmt die Einhaltung der Fristen sehr ernst. Das zeigt sich auch daran, dass im Insolvenzfall Versäumnisse bei der Frist strafrechtlich relevant sind.

Auch wenn das Finanzamt eine verlängerte Frist für die Einreichung der Steuererklärung gewährt, erfasst diese Fristverlängerung nicht die Aufstellung des Jahresabschlusses. Gerade kleinere Unternehmen nehmen die Verpflichtung zur Erstellung eines Jahresabschlusses oftmals nicht so ernst und beachten dabei die zwingende Frist nicht. Im Hinblick auf mögliche Konsequenzen sollte die Frist unbedingt eingehalten werden. Dies ist bei entsprechender Vorbereitung auch problemlos möglich.

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