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Mahnungen schreiben – wenn Zahlungen ausbleiben

Aktualisiert am 27. Mai 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Das Mahnwesen ist wichtig um die Liquidität des Unternehmens zu sichern
● Der Mahnprozess folgt einem festgelegten Ablauf der mit einer Zahlungserinnerung beginnt
● Mahnungen müssen Pflichtangaben einhalten

In diesem Artikel werden die folgenden Fragestellungen behandelt


● Was passiert, wenn Kunden nicht zahlen und wie sieht der Mahnprozess aus?
● Welche Angaben gehören in eine Mahnung?
● Wie lässt sich das Mahnwesen effizient gestalten und was ist Factoring?

Mahnen um die unternehmenseigene Liquidität zu sichern

Wer kennt das nicht: die Waren sind geliefert und die Dienstleistungen erbracht, doch die Zahlungen bleiben aus. Wenn es Ihnen genauso geht und Sie schon seit einiger Zeit darauf warten, dass überfällige Rechnungenvon Ihren Kunden beglichen werden, sollten Sie unverzüglich handeln. Hier erfahren Sie, wie man bei Zahlungsausfällen am besten vorgeht und wann es angebracht ist, eine Mahnung zu schreiben.

Es kommt immer wieder vor, dass ein Kunde nicht pünktlich zahlt. Die Gründe dafür sind mannigfaltig, doch das Ärgernis ist immer dasselbe. Dem Unternehmen fehlt die nötige Liquidität, um seinen eigenen Verbindlichkeiten nachzukommen, was schnell zu einem Teufelskreis führen kann. Die Firma verstrickt sich dadurch in Schulden, was sich auf Dauer äußerst negativ auf die geschäftliche Tätigkeit auswirkt. Deshalb gilt es, alles daranzusetzen, damit der Kunde auch pünktlich zahlt. Natürlich ist dies leichter gesagt als getan, doch wenn es zum Zahlungszeitpunkt immer noch nicht in der Kasse klingelt, steht Unternehmern der Mahnweg frei.

Auf dem Mahnweg: von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid

Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, wird dem Kunden auch eine Zahlungsfrist eingeräumt. In der Regel handelt es sich dabei um eine vierwöchige Zahlungsfrist, aber ein Unternehmen kann dem Kunden auch eine kürzere oder eine längere Frist einräumen. Ist der Zahlungszeitpunkt verstrichen, ohne dass die Rechnung beglichen wurde, ist es Zeit für eine Zahlungserinnerung. Diese tut genau das – nämlich den Kunden daran erinnern, dass er in der Kreide steht. Kommt der Kunde der Forderung nach, hat sich die Sache erledigt. Bedauerlicherweise gibt es immer wieder Kunden, die sich vor finanziellen Forderungen drücken.

Wenn Kunden auch nach der Zahlungserinnerung nicht der Pflicht zur Zahlung nachkommen, müssen Sie eine erste Mahnung schreiben. Man kann bis zu drei Mahnungen schreiben, bevor weitere Maßnahmen in Betracht gezogen werden. Besonders störrische Schuldner ereilt über kurz oder lang eine gerichtliche Mahnung. Das Mahnverfahren wird vom Gläubiger beim zuständigen Mahngericht eingeleitet, um den Schuldner zum Zahlen zu verpflichten.

Im Prinzip können Gläubiger auf den außergerichtlichen Mahnweg gänzlich verzichten und direkt auf die gerichtliche Mahnung setzen. Doch in der Praxis hat sich die außergerichtliche Mahnung etabliert, da dieser Weg dem Schuldner zusätzliche Zeit einräumt und beispielsweise bei persönlichen Schwierigkeiten einen gewissen Spielraum gibt.

Wie sollte eine Mahnung aussehen?

Es bleibt nur zu hoffen, dass es nicht zur Gewohnheit wird, Mahnungen zu schreiben. Doch soll eine Mahnung verschickt werden, muss sie bestimmte Informationen beinhalten. Man kann anhand eines Formats – also einer bereits fertigen Vorlage – vorgehen. Zu den Angaben, die in der Mahnung stehen sollten, gehören auf jeden Fall der Verweis auf die Rechnungsnummer, der zu zahlende Betrag, das ursprüngliche Zahlungsdatum sowie die Nennung des Produktes oder der Dienstleistung, die der Kunde zu bezahlen hat. Zudem muss auch auf die neue Fälligkeit verwiesen werden. Eine Nummerierung ist nicht notwendig und zudem nicht empfehlenswert, da eine nummerierte Mahnung den Kunden in der Regel eine weitere Mahnung vermuten lässt und er die Zahlung somit noch länger verweigern kann.

Da es keinesfalls im Interesse des Unternehmers ist, die Beziehung zum Kunden zu belasten, sollte der Ton der Mahnungen höflich, aber bestimmt ausfallen. Mit jeder folgenden Mahnung sollte der Ton dringlicher werden, außerdem muss aus der Formulierung hervorgehen, dass es sich nicht um die erste Mahnung handelt. Es ist wichtig, sämtliche Zahlungsausfälle und Mahnungen in der Buchhaltung festzuhalten.

Mahnungen sollten bei der Erstellung durchnummeriert werden, so dass der Schuldner klar erkennt, wie der aktuelle Status des zahlungsverzuges ist:

  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung
  • 3. Mahnung
  • Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder Abtretung an ein Inkassounternehmen

Die folgenden Angaben sollten immer in der Mahnung gemacht werden:

  • Die Benennung des Zahlungsverzugs
  • Der direkte Bezug zur Originalrechnung: Angabe der Rechnungsnummer, des ursprünglich auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatums sowie der noch offenen Summe
  • Ein neues Zahlungsziel als Frist für die Zahlung

Mahnungen schnell und effizient bearbeiten

Es ist die Aufgabe des Mahnwesens, überfällige Rechnungen zu erfassen und ein Mahnverfahren einzuleiten. Vor allem für junge Unternehmen ist ein effizientes Mahnwesen wichtig, denn in der Anfangsphase können rechtzeitig beglichene Rechnungen einen immensen Einfluss auf das Fortbestehen der Firma haben. Wer sich jedoch lieber mit anderen Aufgaben beschäftigt, kann das Mahnwesen auch an eine Factoringgesellschaft auslagern.

Was ist Factoring?

Wie schön es doch wäre, wenn einem unbezahlte Rechnungen nichts anhaben könnten. Dank Factoring ist dies nun möglich. Diese Art der Unternehmensfinanzierung wird eingesetzt, wenn sich der Unternehmer nicht mit säumigen Zahlern und lästigen Mahnungen herumschlagen möchte. Beim Factoringprozess wird die Forderung an ein Factoring-Institut verkauft, das dem Unternehmer den Betrag überweist. Die Sache hat natürlich einen Haken, denn der Factor behält einen Teil des Gesamtbetrages zurück. Deshalb ist es wichtig, seine Forderungen nur dann an ein Factoringunternehmen zu verkaufen, wenn sich diese Vorgehensweise lohnt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die vom Factor einbehaltenen Beträge niedriger ist als die Zinsen, die der Unternehmer auf einen eventuellen Kredit zur Überbrückung finanzieller Engpässe zahlen müsste. Dank der Factoringoption wird die Liquidität nicht beeinträchtigt, es drohen somit weder finanzielle Schwierigkeiten noch ein Insolvenzverfahren. Die Auslagerung der Zahlungsforderung an eine separate Firma hat für den Kunden keinerlei Auswirkungen. Der zu zahlende Betrag bleibt gleich, und gegen den Kunden kann – sollte er auch hier den Forderungen nicht nachkommen – ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Durch Factoringverträge können Start-ups Fixkosten sparen, außerdem erhöht sich dadurch die Bonität, was sich im Falle einer Kreditanfrage positiv auf die Entscheidung auswirken kann.

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