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Rechnungen richtig schreiben – die Elemente einer Rechnung

Aktualisiert am 4. Juni 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Unternehmen, die keine Softwarelösung für Rechnungen verwenden, müssen streng darauf achten, alle Pflichtangaben in der Rechnung anzugeben
● Gewerbliche Rechnungen unterliegen Aufbewahrungspflichten
● Um eine korrekte Buchhaltung zu gewährleisen, müssen Rechnungsfehler mit einer Stornorechnung behoben werden

In diesem Artikel werden die folgenden Fragestellungen behandelt

● Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
● Was sind weitere freiwillige Angaben durch den Rechnungsersteller?
● Wie verhält es sich mit dem Rechnungsversand, den Aufbewahrungs- und Verjährungspflichten?
● Wann muss eine Stornorechnung erstellt werden?

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Die Regeln für das richtige Verfassen einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgegeben. Wird gegen diese Formvorschriften verstoßen, ist der Vorsteuerabzug bei Kleinunternehmern und Selbstständigen gefährdet. Deshalb müssen die folgenden Angaben enthalten sein, damit eine Rechnung vom Finanzamt als gültig anerkannt wird

  1. Der vollständige Name und gegebenenfalls die Rechtsform (GbR, GmbH, OHG etc.) des liefernden Unternehmens.
  2. Die vollständige Anschrift des liefernden Unternehmens
  3. Die vollständige Adresse und der Firmenname (falls vorhanden) vom Rechnungsempfänger.
  4. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-Id.), bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen die persönliche Steuernummer des Selbstständigen. Wer noch keine USt.-Id. besitzt, kann sie beim zuständigen Finanzamt erfragen. Diese Nummer ist auch wichtig, wenn grenzüberschreitende Geschäfte abgewickelt werden.
  5. Das Rechnungsdatum. Dies ist das Datum, an dem die Rechnung tatsächlich geschrieben wird.
  6. Das Datum der Lieferung oder der Zeitraum für die erbrachten Leistungen. Diese Angabe ist nötig, wenn das Rechnungsdatum davon abweicht. Erlaubt ist auch der Zusatz „Rechnungsdatum gleich Lieferdatum“, wenn Leistung und Rechnungsstellung am gleichen Tag erfolgen.
  7. Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Dieser Punkt ist sehr wichtig. Das Finanzamt verlangt, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird. Außerdem besteht die Pflicht, den Beleg nach einem logischen System fortlaufend zu nummerieren. Wer zum Beispiel eine sechsstellige Zahl wählt, fängt bei „000001“ an. Es folgt „000002“, „000003“ usw. bis „999999“. Solch ein System ist allerdings begrenzt. Eine andere Möglichkeit wäre eine Verbindung mit der jeweiligen Jahreszahl, also „Rechnung 1/2019“, „Rechnung 2/2019“. Im folgenden Jahr ginge es dann weiter mit „Rechnung 1/2020“. Für die Finanzbehörden ist das Systemprinzip egal, solange es nur chronologisch nachvollziehbar ist.
  8. Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware bzw. Umfang der Dienstleistung. Hier sind die einzelnen Posten oder Arbeitsstunden im Detail aufzuführen. Die angegebenen Preise in dieser Übersicht sind immer Nettobeträge.
  9. Der Rechnungsbetrag. Dieser ist ein Nettobetrag und bezeichnet die Summe der Einzelposten.
  10. Der Umsatzsteuersatz (meist 7 % oder 19 %) oder – falls keine USt erhoben wird – der Grund dafür.
  11. Der Gesamt-Bruttobetrag. In der Regel führt man auf der Rechnung untereinander zuerst den Nettobetrag, dann die darauf erhobene Umsatzsteuer und schließlich den Gesamt-Bruttobetrag auf.

Weitere freiwillige Angaben durch den Rechnungsersteller

Mit den oben aufgeführten Punkten sind die Pflichtangaben auf dem Beleg untergebracht. Man sollte beim Rechnung schreiben aber noch weitere Dinge berücksichtigen. Um den Rechnungsempfänger nicht nur mit nackten Zahlen zu konfrontieren, kann man sich zum Beispiel statt einer reinen Zahlungsanforderung einen freundlicheren Text ausdenken. Etwa so: „Wir bedanken uns vielmals, dass Sie sich für unser Angebot/unsere Dienstleistungen entschieden haben. Da der Auftrag nun zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde, berechnen wir wie folgt …“

Für den Lieferanten ist es bedeutsam, ein Zahlungsziel anzugeben. Er kann dadurch den Zeitraum für die Begleichung der Rechnung eingrenzen. Bei guten Kunden wird man auch bei einer gewissen Überschreitung noch Kulanz üben. Andererseits ergibt sich aus dem Zahlungsziel auch die Frist, nach der eine Zahlungserinnerung oder – in ungünstigen Fällen – ein erster gerichtlicher Mahnbescheid erfolgen kann. Wieviel Zeit zur Zahlung eingeräumt wird, kann jeder Lieferant für sich selbst entscheiden. Angaben wie „zahlbar nach Erhalt der Rechnung“ oder „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ sind durchaus üblich.

Wenn ein Unternehmen für eine schnellere Bezahlung Skonto gewährt, ist dies auf der Rechnung unterhalb des Gesamt-Bruttobetrags zu vermerken, beispielsweise in dieser Form: „Wir gewähren 2 % Skonto bei Begleichung innerhalb von 7 Tagen.“

Musterrechnungen besorgen und als Vorlagen nutzen

Kleinunternehmer, die zum Rechnung schreiben keine spezielle Software, sondern Word oder ein ähnliches Programm nutzen, sollten sich aus den zahlreichen Angeboten im Internet eine für sie geeignete Musterrechnung mit allen erforderlichen Angaben aussuchen. Sie können eine solche Vorlage mit ihrer Hausschrift und ihrem Logo in der Regel leicht an ihre Bedürfnisse anpassen.

Wie verhält es sich mit dem Rechnungsversand?

Die Zeiten, in denen eine Rechnung ausschließlich per Post auf Papier oder online mit einer elektronischen Signatur versendet werden konnten, um gültig zu sein, sind zum Glück vorbei. Heute kann man seine Rechnung schreiben, ins PDF-Format umwandeln und als Anhang einer E-Mail versenden, ohne dass das Finanzamt dies beanstanden würde.

Hinweis

Der Email-Versand mit angehängter Rechnungen im Word-Format wirkt unprofessionell. Rechnungen sollten auch wegen der Unveränderbarkeit auf elektronischem Wege generell im PDF-Format versendet werden.

Aufbewahrungspflichten und Verjährungsfristen

Rechnungen müssen vom Absender und vom Empfänger zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wie es mit anderen Belegen im Geschäftsverkehr auch üblich ist. Dabei sollten die Rechnungen idealerweise in einem Dateiformat gespeichert werden, welches die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllt. Dies bedeutet das die Dokumente so aufbewahrt werden müssen, dass sie unveränderbar sind bzw. nachträgliche Änderungen nachvollzogen werden können.

Bei der Verjährungsfrist verhält es sich entegegen der zehnjährigen Dokumentaufbewahrung etwas komplizierter. Die Frist zur Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt immer am 1. Januar nach dem Zeitpunkt, an dem die Leistung erbracht wurde, nicht nach dem Tag des Rechnungsdatums. Ein Beispiel: Wurde ein Auftrag im November 2018 angenommen und im Februar 2019 abgeschlossen, beginnt die Verjährungsfrist am 1. Januar 2020 und endet am 1. Januar 2024.

Rechnungen in ein anderes EU-Land

Bei Rechnungen ins EU-Ausland sind zwei Dinge zu berücksichtigen. Erstens müssen Sie die oben erwähnte Ust.-Id. enthalten, die für grenzüberschreitende Geschäfte nötig ist. Zweitens wird keine Umsatzsteuer, sondern nur der reine Nettobetrag berechnet. Es obliegt dem Kunden, die in seinem Land gültige Umsatzsteuer abzuführen. Der Lieferant in Deutschland muss lediglich die Transaktion bei seinem Finanzamt melden.

Im Falle eines Fehlers – die Storno-Rechnung

Wird eine Rechnung trotz eines Fehlers, zum Beispiel bei einem Zahlendreher, abgeschickt, muss der Lieferant eine Storno-Rechnung schreiben. In ihr wird der gleiche Betrag als Minus-Summe angegeben, um die alte Rechnung zu neutralisieren. Der Beleg ist mit einer eigenen fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen, da sie zum Buchhaltungssystem des Lieferanten passen muss.

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