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Alles Wichtige zur Umsatzsteuer – für Existenzgründer, Unternehmen und Freiberufler

Aktualisiert am 7. Juni 2019
Das Wichtigste in Kürze

● Die Umsatzsteuerpflicht ist ebenso wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung abhängig vom Jahresumsatz eines Unternehmens
● Auf jedes verkaufte Produkt und auf jede Dienstleistung fallen Umsatzsteuern an, wobei der Regelsteuersatz bei 19 Prozent liegt und in Ausnahmefällen ein Steuersatz von 7 Prozent anfällt
● Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben. Durch die Bewilligung einer Dauerfristverlängerung kann die gesetzliche Frist verlängert werden
● Wer im europäischen Ausland unternehmerisch aktiv ist, braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Steuern überhaupt und die größte steuerliche Einnahmequelle für den Bund, Länder und zu einem geringen Teil auch für die Kommunen. Sie ist eine indirekte Steuer, die auf verkaufte Produkte und Dienstleistungen erhoben, aber vom Endverbraucher getragen wird. Unternehmen dürfen lediglich den Nettopreis ihrer verkauften Produkte und Dienstleistungen einbehalten, während sie die Steuer an das Finanzamt abführen.
Welche Unternehmen umsatzsteuerpflichtig sind und wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung funktioniert, wird in den folgenden Abnschitten näher erläutert.

Was ist die Umsatzsteuer?

Abhängig von der Besteuerungsart gibt es verschiedene Definitionen für die Umsatzsteuer. 

Als Verkehrssteuer und Verbrauchssteuer belastet die Umsatzsteuer den Konsum von Dienstleistungen und Gütern, indem der Austausch dieser Leistungen versteuert wird. Sie ist auch eine Gemeinschaftssteuer, die in großen Teilen in die Kassen von Bund und Ländern und zu einem geringen Prozentsatz in die Gemeindekassen fließt. Als indirekte Steuer obliegt sie eigentlich den Unternehmen, die jedoch als Steuerschuldner die Umsatzsteuer auf die Konsumenten abwälzen. Das bedeutet, dass sie vom Unternehmen auf Dienstleistungen und Güter erhoben und an das Finanzamt abgeführt wird, doch die eigentliche Steuerlast trägt der Verbraucher.

Insoweit ist sie auch eine Endverbrauchsteuer, da die eigentliche Steuerlast beim Endverbraucher liegt, der sie nicht im Rahmen des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt zurückerstattet bekommt. 

Wie unterscheiden sich die Umsatz- oder Mehrwertsteuer und die Vorsteuer

Die Umsatz- oder Mehrwertsteuer ist die Steuer, mit der der Mehrwert einer Dienstleistung oder eines Produktes besteuert wird. Insoweit ist die Mehrwertsteuer die dem Umsatz zugeschlagene Steuer. Sie wird ausschließlich vom Endverbraucher bezahlt, während Unternehmen lediglich mehr Verwaltungsaufwand, aber keine Kosten haben. Die Bezeichnungen Umsatzsteuer und Vorsteuer stammen aus dem Steuerrecht und hier insbesondere aus dem Rechnungswesen, deren Rechtsgrundlage das Umsatzsteuergesetz (UStG) ist. Sie wird auf Rechnungen des Verkäufers, also auf Ausgangsrechnungen, erhoben. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der Vorsteuer um die Steuerbeträge auf Eingangsrechnungen, die vom Verkäufer zum Beispiel an den Lieferanten gezahlt werden müssen. 

Umsatzsteuerpflicht: Wer ist als Unternehmer umsatzsteuerpflichtig und wer nicht?

Unternehmen berechnen für den Verkauf von Dienstleistungen und Waren Umsatzsteuer, die sie auf ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Das bedeutet, dass grundsätzlich für jedes Unternehmen die Umsatzsteuerpflicht gilt. Das geht aus § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG hervor. Doch es gibt eine Ausnahme, und das sind sogenannte Kleinunternehmer. 

Ausnahme von der Umsatzsteuer

Nach § 19 UStG können die Unternehmen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, deren Jahresumsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 17.500 Euro lag. Weitere Voraussetzung ist die Prognose, dass im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro Umsatz nicht überschritten werden.

Das bedeutet, dass sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und auch nicht an das Finanzamt abführen müssen, mit der Folge, dass sie auch keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug haben. Die Kleinunternehmerregelung ist trotz eines niedrigen Jahresumsatzes nicht verpflichtend. Wer sich für sie entscheidet, muss dies dem Finanzamt schriftlich mitteilen, da ansonsten Aufforderungen zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verschickt werden. Allerdings ist der Kleinunternehmer 5 Jahre lang an diese Entscheidung gebunden. Bei der jährlichen Steuererklärung muss die Anwendung der Kleinunternehmerregelung angegeben werden. Wird die Grenze von 17.500 Euro im laufenden Geschäftsjahr überschritten, besteht für das Unternehmen Umsatzsteuerpflicht. Unternehmen handeln diesbezüglich eigenverantwortlich. Das bedeutet, dass diesbezüglich keine Aufforderung seitens des Finanzamtes ergeht. 

Umsatzsteuer – in welcher Höhe?

Grundsätzlich fallen auf jedes verkaufte Produkt und jede Dienstleistung 19 Prozent Umsatzsteuer an. Das ist der seit 2007 geltende Regelsteuersatz. Auch von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen, für die der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt: 

  • Generell für Lebensmittel, abweichend davon auch wieder einige wenige Ausnahmen
  • Take-Away Speisen, während vor Ort verzehrte Speisen mit 19 Prozent versteuert werden
  • Urheberrechtlich geschützte Produkte, zum Beispiel Zeitungsartikel, Bilder und Bücher
  • Hotelübernachtungen
  • Fahrkarten im öffentlichen Nahverkehr, zum Beispiel für Taxen, Busse und Züge
  • Einmalige Darbietungen wie Zirkusvorführungen, Theateraufführungen und Eintrittskarten für Museen

Es gibt viele Ausnahmeregelungen, weshalb es sinnvoll ist, genau zu prüfen, ob das verkaufte Produkt oder die Dienstleistung dazu gehören. Eine vollständige Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Warenbezeichnungen finden Sie in Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes. 

Wer kann oder muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?

Wer selbstständig ist und umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, muss über Elster auf elektronischem Weg eine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Selbstständigkeit im Haupt- oder Nebenerwerb ausgeübt wird. Unternehmer müssen die Umsatzsteuer für den Voranmeldezeitraum eigenverantwortlich berechnen. Die Abgabeverpflichtung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung beziehungsweise der Voranmeldezeitraumorientiert sich regelmäßig an der Höhe der Umsatzsteuerzahllast im vorangegangenen Kalenderjahr. Davon ist auch abhängig, ob ein monatlicher oder vierteljährlicher Voranmeldezeitraum gilt. Auf diese Weise wird die Steuerlast gleichmäßig verteilt. Müsste der komplette Steuerbetrag auf einmal bezahlt werden, könnte das die Liquidität eines Unternehmens gefährden. Im Einzelnen gilt Folgendes: 

  • Eine monatliche Abgabepflicht gilt für die Selbstständigen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr mehr als 7.500 Euro betrug
  • Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt vierteljährlich, wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro lag. 

Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen die Unternehmen machen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unterhalb 1.000 Euro lag. Dann reicht es auch, einmal im Jahr zusammen mit der Steuererklärung eine Umsatzsteuerjahreserklärung an die Finanzbehörden zu übermitteln. Für Existenzgründer wichtig zu wissen ist, dass im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr grundsätzlich monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgegeben werden muss. 

Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA):

Bezüglich der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verlangt das Finanzamt grundsätzlich eine elektronische Datenübermittlung.

Für die elektronisch authentifizierte Übermittlung mit Elster sind eine Registrierung und ein Zertifikat vom Finanzamt Voraussetzung, das auf www.elsteronline.de beantragt werden kann. Die Beantragung des Zertifikats ist auch über eine Buchhaltung-Software möglich. Es kann bis zu zwei Wochen dauern, bis das Zertifikat vergeben wird. Wird aufgrund der Wartezeit seitens des Finanzamtes ein Verspätungszuschlag erhoben, kann ein Antrag auf Erlass des Strafzuschlags gestellt werden, was jedoch meistens entbehrlich ist. 

Abgabetermine und Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Grundsätzlich müssen die Vorsteuerbeträge bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums übermittelt werden. Fällt der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder auf einen Feiertag, muss die Übermittlung bis zum nächsten Werktag erfolgen. Die quartalsmäßige Anmeldung erfolgt ebenfalls zum 10. Tag eines Monats in den Monaten Januar, April, Juli und Oktober. 

Wer es aufgrund besonderer beruflicher Belastungen nicht schafft, die Umsätze innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist zu übermitteln, kann eine Dauerfristverlängerung beantragen. Stimmt das Finanzamt zu, wird der Abgabetermin dauerhaft um jeweils verschoben. Das bedeutet, dass nach Bewilligung der Dauerfristverlängerung beispielsweise bei einer monatlichen Abgabe die Umsätze für Januar erst zum Ablauf des 10. März übermittelt werden muss. Wer die Frist zur Anmeldung der Umsatzsteuer verpasst, muss mit einem Verspätungszuschlag rechnen, der 10 Prozent der Umsatzsteuer-Zahllast nicht übersteigen und maximal 25.000 Euro betragen darf. Erfolgt die Zahlung zu spät, kann das Finanzamt einen Säumniszuschlag festlegen. Die Vorsteuerbeträge sowie der Antrag auf Dauerfristverlängerung müssen auf elektronischem Weg verschickt werden. Alle Formulare können auf https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare abgerufen werden. 

Umsatzsteuerpflichtige Umsätze sind in der Umsatzsteuer-Voranmeldung immer mit dem Nettobetrag einzutragen, wobei die Umsatzsteuerermittlung automatisch erfolgt. Bei einer hohen Vorsteuererstattung aufgrund betrieblicher Investitionen ist es wichtig, die größten Eingangsrechnungen in Kopie per Post an die Umsatzsteuervoranmeldestelle des Finanzamtes zu schicken. Dadurch werden eine Prüfung des Finanzamtes vor Ort oder langwierige Rückfragen vermieden. 

Wer braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist eine eigenständige Nummer, die auf Antrag zusätzlich zur Steuernummer erteilt und die vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird. Sie ist notwendig, wenn ein Unternehmeninnerhalb der Europäischen Union am Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnimmt. Bei einer Firmenneugründung kann die USt-ID beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. In allen anderen Fällen kann die Antragstellung online auf www.bzst.de oder postalisch erledigt werden. Die Erteilung der USt-ID erfolgt grundsätzlich auf dem Postweg. Werden die Buchhaltungbeziehungsweise die Steuererklärung über einen Steuerberater abgewickelt, wird sie an den Steuerberater als Bevollmächtigten geschickt. 

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